A definição e o controle da atividade de comunicação são importantes para as empresas, e para um melhor sistema de gestão, que impacta na qualidade e no sucesso do empreendimento.
Se comunicar é se conectar com as pessoas. Ao desenvolver atividades diárias em uma organização, a comunicação é muito importante para garantir que os processos estejam funcionando corretamente, e que no final o cliente saíra satisfeito. Este processo visa transmitir para todos os públicos, sejam eles interno ou externo, credibilidade, envolvimento e comprometimento, conduzindo as pessoas à ideia de que a empresa está adotando medidas para fortalecer o relacionamento e o crescimento tanto dos colaboradores quanto de seus clientes e parceiros.
Geralmente o processo de comunicação é conduzido pelo setor de Marketing, mas isto tudo vai depender da estrutura da organização. Seja no comercial, no administrativo ou no próprio marketing, é importante que seja estruturada a comunicação para os públicos principais.
É possível encontrar orientações sobre comunicação interna e externa em normativas de certificações, como a ISO9001, que tratam de melhorias para os sistemas de gestão das organizações. Neste sentido, para organizar este processo é importante definir sempre sobre o que comunicar, quando comunicar, com quem se comunicar, como comunicar, e quem deve comunicar. Esta pode ser uma referência, mesmo que a organização não tenha interesse em certificar, visto que é sempre um bom aprendizado.
Por fim, são muitos os benefícios de uma comunicação clara entre as partes. Acreditamos que a principal delas é a construção de relacionamentos sólidos, através de objetivos e de diretrizes, que serão compartilhados visando à satisfação de todos os envolvidos.
